7 Dropbox-Tipps, die Sie kennen müssen
Kaum jemand kommt noch ohne Dropbox aus und immer wieder entdeckt man neue und nützliche Funktionen. Wir haben sieben wenig bekannte Tipps zusammengestellt, die den Nutzen der Dropbox dramatisch erhöhen.
Die Tipps stammen aus dem Buch „Dropbox-Meister in 45 Minuten“, das noch viel mehr Wissenswertes über die Dropbox enthält: Tipps, die nützlich sind, aber noch nicht jedem bekannt sein dürften.

1. Dropboxautomator

Auswahl der Automator-Aktionen

Mit dem Dropboxautomator von Wappwolf lassen sich Aktionen in Zusammenhang mit den Dropbox-Ordnern automatisieren. Ähnlich wie bei einer Outlook-Regel erstellt man per Assistent Regeln für bestimmte Ordner. Ein paar Beispiele für nützliche Automationen:
  • Jedes Mal, wenn ein Bild in den Ordner Bilder gelegt wird, lade dieses auch zu Google Drive hoch
  • Jedes Mal, wenn ein Text in den Ordner Dokumente gelegt wird, wandele diesen in ein PDF um
  • Jedes Mal, wenn ein Video in den Ordner Videos gelegt wird, lade dieses zu meiner Facebook-Seite hoch
  • Jedes Mal, wenn irgendeine Datei in den Ordner Zip gelegt wird, komprimiere diese

Die Liste lässt sich beliebig verlängern. Mit Bildern lassen sich jede Menge Aktionen durchführen (etwa Wasserzeichen einbinden, Skalierungsaufgaben etc.), aber auch Text-, Video- und Audiodateien können für verschiedene Zwecke umgewandelt werden. Wappwolf funktioniert übrigens auch mit Google Drive und Box, eine detaillierte Konfigurations-Anleitung gibt es bei PC-Tipps.

2. Daten per Mail in die Dropbox legen

Bequemer geht es von unterwegs kaum: Einfach per Mail eine Datei schicken und schon landet diese in einem vorher festgelegten Dropbox-Ordner. Ähnlich wie beim Automator handelt es sich um einen Webservice, der lediglich eine Verbindung zur Dropbox braucht und ohne Registrierung funktioniert.

Die E-Mail bekommt man von der Seite des Dienstes zugewiesen; in engen Grenzen kann man diese auch ändern. Nach der Autorisierung lassen sich eine Reihe von Parametern einstellen, etwa die Betreffzeile der Mails oder das Sendeformat. Nach der einmaligen Einrichtung funktioniert der Dienst fortan automatisch.

3. Smartphone-Apps nutzen

Dropbox hat seine Android-App erst vor kurzem aktualisiert und unter anderem eine Album-Funktion integriert. So kann man mit wenigen Fingertips blitzschnell eine Galerie zusammenstellen und diese Bekannten und Verwandten zeigen. Die App hat noch eine Reihe weiterer Funktionen und sollte auf dem Smartphone nicht fehlen – ebensowenig wie auf einem Tablet-PC.

In der App kann man zusätzlich Dateien im Betrachter mit einem Stern markieren. Eine derart gekennzeichnete Datei wird für den Offline-Betrieb vorbereitet; bei einem Netzausfall des Gerätes ist dann eine lokale Version verfügbar. Das ist sinnvoll, denn die Dropbox-App speichert keine Daten auf dem Mobilgerät, sondern ruft diese jeweils aus der Cloud ab.

Es gibt noch weitere Dropbox-Apps von Drittanbietern. Erwähnenswert ist unter anderem MusicDropNPlayLite, das weit mehr Streaming-Optionen bietet als die Original-App. Außerdem kann man Songs in den Cache transferieren, damit diese auch bei inaktiver Internetverbindung gehört werden können.

4. Beidseitige Synchronisation

Und noch ein Smartphone- bzw. Tablet-Tipp: Mit Dropsync befördern Sie Dateien vom Mobilgerät zur Cloud – die hauseigene Dropbox-App sieht aus Performance- und Kostengründen eigentlich nur den umgekehrten Weg vor.

Besonders nützlich ist diese Funktion, um die Fotos des Mobilgerätes zu übertragen. Aber Achtung: Behalten Sie Ihr Datenvolumen im Auge! Die kostenlose Version von Dropsync erlaubt die Synchronisation von nur einem Ordner.

Dropsync schickt Daten vom Smartphone in die Cloud

5. Dokumente sofort an den Kindle schicken

Mit dem in Tipp 1 beschriebenen Weg können E-Book-Freunde Ihre Bücher und Dokumente von der Dropbox zu ihrem Kindle schicken. Legt man eine Datei in einen vorher festgelegten Ordner, so erscheint diese umgehend auf dem E-Book-Reader. Eine ausführliche Anleitung gibt’s bei Kindle-Tipps.

6. Bis zu 18 Gigabyte Speicherplatz holen

Lange Zeit war acht Gigabyte das oberste Limit, das man ohne zu zahlen erreichen konnte. Seit kurzem lassen sich aber bis zu 18 Gigabyte holen. Offenbar gibt es auch für simple Tweets 125 MByte zusätzlichen Gratis-Speicherplatz, allein im Test wollte uns das nicht gelingen. Update: Mit einiger Verspätung klappte es doch noch und wir bekamen tatsächlich 125 MByte Speicher. Auch für einen Facebook-Connect gibt’s 125 MByte und sogar für einen simplen Feedback-Satz! Alle Möglichkeiten zum kostenlosen Speicherplatz-Ausbau finden Sie auf der Dropbox-Übersichtsseite hier.

Bleibt noch die konservative Methode, bei der Sie Freunde einladen finden und diese zu Dropbox einladen müssen. Ist die Anmeldung erfolgt werden Ihnen mittlerweile 500 MByte – und nicht mehr nur 250 MByte wie früher – gutgeschrieben. Übrigens ist es Dropbox egal, ob der neue Account auch wirklich genutzt wird.

Promoaktionen, wie sie beispielsweise von HTC oder Samsung angeboten werden, sind dagegen mit Vorsicht zu genießen. Zwar werden bis zu 50 Gigabyte Dropbox-Speicherplatz versprochen, doch dürfen diese nur zwei Jahre lang auch genutzt werden. Kleiner Trost: Nach Ablauf der Frist werden die Dateien nicht gelöscht – man kann bloß keine neuen Dateien mehr hinzufügen, solange man über dem Speicherlimit ist.

Ein Hack, mit dem sich der Speicherplatz auch auf anderen Smartphones aktivieren ließ, wurde mittlerweile deaktiviert. Für einen Satz gibt’s 125 MByte gratis.

7. Zweiten Dropbox-Account einrichten

Sie können auch zwei Dropbox-Accounts simultan nutzen – zum Beispiel einen für die Firma und den anderen privat. Allerdings ist das nur mit technischen Kniffen und dem Tool Dropboxen möglich, denn normalerweise verweigert die Dropbox einen zweiten Start.

Der Trick, der dabei angewandt wird, führt über das „Ausführen als“-Kommando. Per zweitem Benutzer wird also eine neue Dropbox-Instanz gestartet. Dropboxen funktioniert allerdings nicht unter Windows 7/8, hat offenbar keinen Support und wird auch nicht mehr weiterentwickelt. Die ehemalige Homepage ist jedenfalls seit geraumer Zeit down.
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